Présentation d’OJS

• Ce qu’OJS permet de faire
• Les rôles dans OJS
• Le flux des travaux dans OJS

Développée par le Public Knowledge Project (PKP), Open Journal Systems (OJS) est un logiciel libre dédiée à la gestion et à la publication de revues scientifiques en ligne. OJS vise à simplifier et à automatiser l’ensemble du processus éditorial, depuis la soumission des articles jusqu’à leur publication finale.

La Plateforme d’édition des revues électroniques de l’UQAM regroupe les revues savantes de l’UQAM qui utilisent OJS.

Ce qu’OJS permet de faire

Pour une personne autrice

OJS permet à une personne autrice de soumettre son article sur la plateforme, en remplissant un formulaire et en téléchargeant les fichiers requis.

À la suite de sa soumission, la personne autrice pourra :

• Connaître l’état de son article (en cours de révision, accepté, refusé, etc.) à chaque étape du processus éditorial.
• Recevoir des retours directement sur la plateforme et soumettre une nouvelle version de l’article si nécessaire.

Pour l’équipe éditoriale

Lorsqu’une revue est créée dans OJS, un site web dédié est automatiquement généré. Ce site sert de plateforme de diffusion pour les articles publiés et offre un point d’accès centralisé aux numéros et aux soumissions. En parallèle, l’équipe éditoriale dispose d’un tableau de bord centralisé. Ce tableau de bord permet de gérer l’ensemble des soumissions, d’attribuer des rôles (auteurs, évaluateurs, rédacteur, etc.), de suivre le statut des articles, et d’accéder aux différentes fonctionnalités de paramétrage de la revue, du site web et du flux des travaux à partir d’une seule interface.

Dans la gestion des soumissions, l’équipe éditoriale pourra notamment :

• Communiquer avec les personnes autrices, et prendre des décisions (acceptation, demande de révisions, ou refus) via l’interface de la plateforme.
• Assigner des évaluateurs à un manuscrit, tout en suivant le statut des évaluations en cours.
• Gérer la révision linguistique, les traductions, et importer la version finale de l’article dans l’outil (la mise en page finale ne se fait pas dans OJS).
• Ajouter les métadonnées nécessaires à l’article, l’associer à un numéro, et publier le numéro sur le site web lié à la plateforme OJS.

Pour la personne évaluatrice

Lorsqu’une personne est affectée à l’évaluation d’un article, elle reçoit un courriel l’invitant à accepter ou refuser cette tâche. En cas d’acceptation, elle accède à des fonctionnalités supplémentaires pour effectuer l’évaluation.

La personne évaluatrice pourra alors :

• Consulter la version de l’article partagée par l’équipe éditoriale, directement sur la plateforme OJS.
• Fournir un retour structuré et détaillé en fonction des critères définis par l’équipe éditoriale dans un formulaire.
• Soumettre son rapport d’évaluation et les fichiers complémentaires directement sur la plateforme OJS.

Les rôles dans OJS

Dans OJS, chaque rôle est associé à un ensemble de permissions spécifiques, qui détermine les actions que l’utilisateur ou l’utilisatrice peut effectuer dans le système. Plusieurs rôles peuvent être attribués à une personne.

Rôle	Permissions	Inscription
Auteur et autrice	Peuvent soumettre de nouveaux articles via la plateforme.	Les auteurs et autrices s’inscrivent généralement eux-mêmes pour soumettre des articles.
Évaluateur et évaluatrice	Accès activé uniquement lorsqu’une évaluation est assignée.	Les évaluateurs et évaluatrices sont ajoutés par l’équipe éditoriale lorsqu’une tâche leur est attribuée.
Directeur et directrice de la revue	Accès complet à tout le flux éditorial et aux paramètres de gestion.	Les directeurs et directrices de la revue sont désignés par les administrateurs de la plateforme lors de la création de la revue ou à la demande (revues@uqam.ca).
Rédacteur et rédactrice	Accès limité aux étapes spécifiques du flux éditorial qui relèvent de leur responsabilité.	Les rédacteurs et rédactrices sont ajoutés par l’équipe éditoriale.

Le flux des travaux dans OJS

Le flux des travaux est composé de 4 modules dans OJS : Soumission, Évaluation, Révision et Production. L’affichage de ces modules varie en fonction du rôle attribué à l’utilisateur ou à l’utilisatrice.

Dans le tableau de bord, le point de vue de l’équipe éditoriale du flux des travaux :

Soumission

1. Lorsqu’une autrice ou un auteur soumet un article, l’équipe éditoriale reçoit une notification via la plateforme OJS.
2. L’équipe accède à la soumission via le tableau de bord et examine le contenu soumis.
3. L’équipe éditoriale peut assigner la gestion de l’article à un rédacteur ou une rédactrice pour la prise en charge des étapes suivantes du flux de travail.
4. L’article est ensuite examiné pour s’assurer qu’il respecte les directives de la revue (format, conformité avec les thématiques de la revue, etc.).
5. L’équipe éditoriale peut échanger avec l’auteur via la plateforme pour clarifier des points, demander des modifications mineures ou discuter de l’article avant de prendre une décision.
6. Sur la base de cette vérification, l’équipe éditoriale choisit l’une des actions suivantes :
   • Refuser la soumission si elle ne correspond pas aux critères.
   • Envoyer l’article en évaluation via le module Évaluation.
   • Accepter l’article et passer l’évaluation via le module Révision.

Évaluation

1. L’équipe éditoriale sélectionne des évaluateurs et évaluatrices parmi les utilisateurs et utilisatrices déjà enregistrés dans la plateforme OJS ou crée des comptes si nécessaire. Les évaluateurs et évaluatrices choisis reçoivent une invitation à évaluer l’article via la plateforme OJS.
   
   Réponse à l’invitation d’évaluation :
   • Refus : L’équipe éditoriale invite d’autres évaluateurs et évaluatrices pour remplacer ceux et celles qui ont décliné la demande. 
   • Accepté : L’évaluateur ou l’évaluatrice accepte la demande et accède à l’article et au formulaire pour commencer l’évaluation.
   • Aucune réponse : Un rappel est automatiquement envoyé. 
2. L’équipe éditoriale attend les rapports d’évaluation.
   
   L’évaluateur ou l’évaluatrice a-t-il ou elle soumis son rapport? 
   • Non : Un rappel est envoyé à l’évaluateur ou à l’évaluatrice. 
   • Oui : Le rapport est rendu accessible à l’équipe éditoriale pour consultation.
3. Une fois tous les rapports soumis, l’équipe éditoriale les consulte et peut discuter avec les évaluateurs et évaluatrices via la plateforme pour obtenir des éclaircissements. L’équipe éditoriale peut également échanger avec l’auteur ou l’autrice pour discuter des modifications demandées.
   
   Quelle est la décision concernant l’article?
   • Refus : Si l’article ne répond pas aux exigences, l’équipe décide de le refuser. L’auteur ou l’autrice est informé·e via OJS.
   • Accepté : Si l’article est accepté, il est transféré au module Révision pour la préparation finale.
   • Demande de révisions mineures ou majeures : Si l’article nécessite des corrections, l’auteur ou l’autrice reçoit les commentaires et est invité·e à soumettre une version révisée.
4. Dans le cas d’une demande de révisions, l’auteur ou l’autrice retourne une version corrigée de l’article.
   
   L’article nécessite-t-il une nouvelle évaluation?
   • Non : L’article est accepté et passe au module Révision pour la préparation finale. 
   • Oui : un nouveau cycle d’évaluation est lancé (retour à l’étape 1).

Révision

1. L’équipe éditoriale peut assigner des réviseurs et réviseuses pour effectuer la révision linguistique.
2. Si l’article nécessite une mise en page spécifique, cela est effectué en dehors d’OJS, et la version mise en page est ensuite importée dans la plateforme dans ce module.

Production

1. Pour chaque article, l’équipe éditoriale ajoute les métadonnées nécessaires (titre, résumé, mots-clés, informations sur les auteurs et autrices, etc.). Ces métadonnées sont essentielles pour l’indexation et la recherche.
2. L’article est associé à un numéro de la revue. Lorsque le numéro de la revue est publié, l’article devient accessible aux lecteurs et lectrices sur le site web de la revue.